Cách chọn vùng in trong Excel 2007, 2010, 2016, 2021, 365

Bạn muốn in một phần dữ liệu trong file Excel của mình và không biết cách chọn vùng in? Hãy tham khảo ngay cách chọn vùng in trong Excel dưới đây áp dụng cho mọi phiên bản ngay nhé.

Cách chọn vùng in trong Excel và thiết lập mở rộng vùng in

Chúng tôi sẽ hướng dẫn cho bạn cách chọn vùng in trong Excel, mở rộng vùng in và xóa thiết lập in theo vùng trong Excel.

Lưu ý: Hướng dẫn dưới đây áp dụng cho mọi phiên bản Excel từ 2007 trở lên. Cách chọn vùng in trong Excel 2010, Excel 2016 và các phiên bản cao hơn cũng có các thao tác tương tự. Sự khác biệt chỉ nằm ở giao diện của mỗi phiên bản.

Hướng dẫn chọn vùng in trong Excel

Cách thiết lập một vùng in

Cách chọn vùng in trong Excel mà chúng tôi hướng dẫn này sẽ áp dụng được khi bạn chỉ muốn in một phần dữ liệu trong bảng tính.

  • Bước 1: Bôi đen vùng dữ liệu cần in trong file Excel của bạn.
  • Bước 2: Vào tab Page Layout => bấm vào mũi tên chỉ xuống ở mục Print Area trong nhóm Page Setup => chọn Set Print Area trong Excel.

Set print area trong Excel

  • Bước 3: Vào tab File => chọn mục Print để xem trước khi in như trong hình ảnh dưới đây.

Xem trước bản in

Lưu ý: Nếu bạn đang sử dụng Excel 2007, bạn cần bấm vào biểu tượng hình cửa sổ ở trên cùng bên trái giao diện làm việc => chọn mục Print nhé.

  • Bước 4: Kiểm tra lại xem vùng in có đúng là vùng bạn muốn in hay chưa. Sau đó bạn có thể chọn máy in ở mục Printer. Quá trình chọn máy in này áp dụng cho những người kết nối máy tính với từ 2 máy in trở lên. Nếu bạn chỉ sử dụng một máy in thì có thể bỏ qua bước này.
  • Bước 5: Bấm vào nút Print để in dữ liệu mà bạn đã chọn.

Cách thiết lập nhiều vùng in

  • Bước 1: Bôi đen một trong số các vùng dữ liệu mà bạn muốn in.
  • Bước 2: Vào tab Page Layout => bấm vào mũi tên chỉ xuống ở mục Print Area trong nhóm Page Setup => chọn Set Print Area.
  • Bước 3: Bấm phím Ctrl + quét chuột để chọn thêm một vùng in khác. Sau khi chọn xong, nhớ bấm Set Print Area thêm lần nữa. Trong hình ảnh dưới đây, bạn có thể thấy chúng tôi đang chọn 2 vùng in.

Chọn nhiều vùng dữ liệu cần in

  • Bước 4: Vào tab File => chọn mục Print để xem trước khi in như trong hình ảnh dưới đây. Mỗi vùng in sẽ nằm trên một trang giấy khác nhau. Ví dụ, nếu chúng tôi chọn 2 vùng in, sẽ có 2 trang giấy.

Xem trước các vùng dữ liệu sẽ được in như thế nào

  • Bước 5: Chọn máy in trong mục Printer và bấm nút Print để in các vùng dữ liệu mà bạn đã chọn.

Ngoài cách chọn vùng in thủ công mà chúng tôi vừa hướng dẫn, bạn cũng có thể thiết lập vùng in tự động bằng VBA. Tuy nhiên, cách này phức tạp hơn và đòi hỏi bạn có hiểu biết về ngôn ngữ lập trình VBA trong Excel.

Cách mở rộng vùng in trong Excel

Trong trường hợp bạn đã chọn phần dữ liệu cần in theo cách chọn vùng in trong Excel như trên và muốn bổ sung thêm một số dòng vào trang in, bạn có thể làm như sau:

  • Bước 1: Bôi đen vùng muốn bổ sung vào vùng in đã chọn trên trang tính Excel của bạn.
  • Bước 2: Vào tab Page Layout => bấm vào mũi tên chỉ xuống ở mục Print Area trong nhóm Page Setup => chọn Add to Print Area.

Thêm một vùng in vào vùng in đã chọn

Tiếp theo, bạn cũng vào tab File => chọn Print để xem trước khi in => chọn máy in và cuối cùng là bấm nút Print để tiến hành in. Các thao tác này tương tự như khi thiết lập in một vùng hoặc nhiều vùng.

Tại sao cần biết cách chọn vùng in trong Excel?

Khi làm việc với Excel, mỗi file chứa nhiều dữ liệu hoặc nhiều sheet khác nhau. Tuy nhiên, không phải lúc nào chúng ta cũng muốn in toàn bộ dữ liệu. Đặc biệt, khi in file Excel nhiều cột, chúng ta cần biết cách set vùng in trong Excel để áp dụng cho một số trường hợp như:

  • Bạn chỉ muốn in một phần dữ liệu trong bảng tính của mình như một bảng dữ liệu hay một biểu đồ.
  • Bạn muốn gộp nhiều dữ liệu nằm ở các vị trí hoặc sheet khác nhau để in.
  • Bạn muốn dữ liệu in ra được sắp xếp gọn trên một trang A4.

Kết luận

Qua bài viết này, bạn đã nắm được cách chọn vùng in trong Excel vô cùng đơn giản. Hãy áp dụng những cách này để tận dụng tối đa tiện ích của Excel khi in dữ liệu.

Rate this post