Cách chuyển file Excel sang PDF giữ nguyên định dạng ai cũng nên biết

Liệu có cách chuyển tệp Excel sang PDF không? Thay vì sử dụng các tính năng như thiết lập mật khẩu hoặc ẩn các giá trị để hạn chế việc chỉnh sửa công thức và giá trị trong bảng tính Excel, bạn có thể áp dụng một cách làm nhanh chóng và tiện lợi hơn, đó là chuyển đổi các tệp Excel sang định dạng PDF. Đây thực sự là một kỹ năng văn phòng tối thiểu mà bạn nên nắm vững. Nếu bạn chưa biết cách thực hiện, hãy cùng Trang Tin Đời Sống tìm hiểu ngay trong bài viết dưới đây để chúng tôi chia sẻ cho bạn những cách chuyển đổi tệp Excel sang PDF nhanh chóng và hiệu quả nhất.

Excel là gì?

Excel là một phần mềm hỗ trợ xử lý bảng tính nằm trong bộ ứng dụng Microsoft Office. Công cụ này cho phép bạn trình bày và ghi lại thông tin dữ liệu dưới dạng bảng cũng như thực hiện tính toán và xây dựng số liệu lớn một cách nhanh chóng, chính xác và trực quan nhất. Ngoài ra, Excel còn có nhiều công dụng khác như lưu trữ dữ liệu, quản lý dữ liệu, tính toán số liệu thống kê và hỗ trợ các công cụ tìm kiếm và phân tích.

Công cụ Excel
Hình ảnh chỉ mang tính chất minh họa

Vì sao cần biết cách chuyển đổi từ Excel sang PDF?

Chuyển đổi tệp từ Excel sang định dạng PDF mang lại nhiều tiện ích cho bạn như sau:

  • Hiển thị được trên nhiều thiết bị khác nhau, do đó bất kỳ phiên bản Excel nào cũng có thể mở và xem được.
  • Bảo toàn nội dung và không cho phép chỉnh sửa công thức, dữ liệu hình ảnh.
  • Giảm dung lượng file.
  • Tăng tính an toàn bảo mật cho dữ liệu và công thức, ngăn chặn việc sao chép hoặc bị hư hỏng bởi virus.

Các cách chuyển tệp Excel sang PDF

Thực tế có rất nhiều phương pháp để chuyển đổi tệp từ Excel sang PDF. Dưới đây là một số cách đơn giản và nhanh chóng mà bạn có thể áp dụng:

Chuyển Excel sang PDF trực tiếp trên Excel

Chuyển đổi từ Excel sang PDF trực tiếp trên phần mềm Excel là cách đơn giản và dễ nhất. Các bước thực hiện như sau:

Bước 1: Mở Excel và chọn tệp mà bạn muốn chuyển đổi sang PDF. Sau đó, bấm vào mục “File”.

Chọn File
Hình ảnh chỉ mang tính chất minh họa

Bước 2: Trên thanh công cụ, nhấp vào tab “Save As”, chọn định dạng “PDF”, và bấm “Save” để lưu.

Ấn Save As rồi chọn định dạng PDF và nhấn Save để lưu
Hình ảnh chỉ mang tính chất minh họa

Dưới đây là kết quả sau khi chuyển thành công từ tệp Excel sang PDF.

File Excel sau khi chuyển thành PDF
Hình ảnh chỉ mang tính chất minh họa

Chuyển Excel sang PDF trực tuyến

Ngoài phương pháp trên, bạn cũng có thể chuyển đổi tệp Excel sang PDF trực tuyến thông qua một số công cụ hoặc trang web miễn phí như:

Sử dụng Smallpdf

Smallpdf là một phần mềm hỗ trợ chỉnh sửa và chuyển đổi các tệp PDF miễn phí. Ngoài việc chuyển đổi từ Excel sang PDF, bạn cũng có thể chia nhỏ, ghép, nối và thiết lập mật khẩu cho các tệp PDF một cách dễ dàng. Để chuyển đổi từ Excel sang PDF bằng Smallpdf, bạn chỉ cần thực hiện các bước sau:

Bước 1: Truy cập vào trang web Smallpdf theo đường link smallpdf.com.

Bước 2: Nhấp vào “Choose file” để tải tệp Excel cần chuyển sang PDF lên.

Bấm vào Choose files
Hình ảnh chỉ mang tính chất minh họa

Bước 3: Phần mềm sẽ tự động tiến hành chuyển file Excel sang PDF.

Web đang trong quá trình chuyển đổi
Hình ảnh chỉ mang tính chất minh họa

Bước 4: Bấm “Download” để tải file xuống máy.

Chọn Download để tải tệp về máy
Hình ảnh chỉ mang tính chất minh họa

Sử dụng Google Drive

Bước 1: Mở Google Drive, chọn “Mới” và nhấp “Tải tệp lên”.

Chọn Tải tệp lên
Hình ảnh chỉ mang tính chất minh họa

Bước 2: Chọn tệp Excel muốn chuyển đổi và nhấn “Open”.

Chọn file cần chuyển đổi và ấn Open
Hình ảnh chỉ mang tính chất minh họa

Bước 3: Nhấp chuột phải vào tệp vừa được tải lên, chọn “Mở bằng” và chọn “Google Trang tính”.

Chọn Mở bằng và chọn Google Trang tính
Hình ảnh chỉ mang tính chất minh họa

Bước 4: Nhấp vào “Tệp”, chọn “Tải xuống” và chọn định dạng “Tài liệu PDF”.

Tải xuống bằng định dạng PDF
Hình ảnh chỉ mang tính chất minh họa

Sử dụng Convertio

Convertio là công cụ giúp chuyển đổi định dạng file trực tuyến với nhiều loại định dạng khác nhau từ văn bản, video, hình ảnh,… trong đó có tính năng chuyển tệp từ Excel sang PDF. Các bước thực hiện như sau:

Bước 1: Truy cập vào Convertio tại đường link convertio.co.

Bước 2: Nhấp vào “Chọn tập tin” để tải file Excel cần chuyển sang PDF lên.

Ấn Chọn Tập tin
Hình ảnh chỉ mang tính chất minh họa

Bước 3: Tiếp theo, nhấp vào “Chuyển đổi” để bắt đầu quá trình chuyển đổi.

Ấn Chuyển đổi
Hình ảnh chỉ mang tính chất minh họa

Bước 4: Sau khi chuyển đổi thành công, nhấp “Tải về” để lưu tệp đã được chuyển đổi về thiết bị.

Ấn Tải về
Hình ảnh chỉ mang tính chất minh họa

Sử dụng PDF Convert

PDF Convert là một phần mềm trực tuyến dựa trên nền tảng website với tính năng hỗ trợ chuyển đổi tài liệu sang định dạng PDF. Với ứng dụng này, bạn có thể chuyển và tạo PDF từ nhiều loại tập tài liệu khác nhau như Word, Excel, PowerPoint,… Các bước thực hiện như sau:

Bước 1: Vào website PDF Convert tại đường link freepdfconvert.com.

Bước 2: Nhấp vào “Choose Excel file” để tải file Excel cần chuyển sang PDF lên.

Ấn Chọn Excel file để tải file chuyển đổi lên
Hình ảnh chỉ mang tính chất minh họa

Bước 3: Chọn “Download” để tải file đã được chuyển đổi về máy.

Chọn Download
Hình ảnh chỉ mang tính chất minh họa

Sử dụng iLovePDF

iLovePDF là công cụ chỉnh sửa và chuyển đổi file PDF miễn phí trên đa nền tảng máy tính và điện thoại. Với phần mềm này, bạn có thể cắt, ghép, chuyển đổi, nén file PDF và chuyển đổi file Excel sang PDF một cách nhanh chóng và dễ dàng. Các bước thực hiện như sau:

Bước 1: Truy cập vào iLovePDF tại đường link ilovepdf.com.

Bước 2: Nhấp vào “Select Excel files” để tải file Excel cần chuyển sang PDF lên.

Ấn vào Select EXCEL files để tải file chuyển đổi lên
Hình ảnh chỉ mang tính chất minh họa

Bước 3: Tiếp tục nhấp vào “Convert to PDF” để bắt đầu quá trình chuyển đổi.

Nhấn Convert to PDF để tiến hành chuyển đổi
Hình ảnh chỉ mang tính chất minh họa

Bước 4: Cuối cùng, nhấp “Download PDF” để tải tệp vừa được chuyển đổi về máy.

Chọn Download PDF
Hình ảnh chỉ mang tính chất minh họa

Sử dụng PDF Candy

PDF Candy là một phần mềm linh hoạt, cho phép chuyển đổi tài liệu và hình ảnh sang PDF hoặc chuyển đổi file PDF sang nhiều định dạng khác nhau như PDF sang JPG, PDF sang DOC,… Để chuyển đổi tệp Excel sang PDF bằng PDF Candy, bạn có thể thực hiện các bước sau:

Bước 1: Mở PDF Candy tại đường link pdfcandy.com.

Bước 2: Nhấp vào “Thêm tập tin” và chọn file Excel mà bạn muốn chuyển đổi.

Chọn Thêm tập tin
Hình ảnh chỉ mang tính chất minh họa

Bước 3: Nhấp vào “Tải tập tin” để tải file đã được chuyển đổi về máy.

Chọn Tải tập tin
Hình ảnh chỉ mang tính chất minh họa

Chuyển Excel sang PDF bằng Cute PDF Writer

Ngoài các phương pháp trên, bạn cũng có thể chuyển file Excel sang PDF bằng công cụ Cute PDF Writer. Đây là một phần mềm miễn phí hỗ trợ chuyển đổi từ nhiều loại định dạng file Word, Excel, PowerPoint, hình ảnh,… sang định dạng file PDF mà vẫn giữ nguyên nội dung và thuộc tính có trong file dữ liệu gốc như màu chữ, cỡ chữ,… Các bước thiết lập như sau:

Bước 1: Tải Cute PDF Writer và PS2PDF Converter về máy tính của bạn.

Bước 2: Mở file Excel mà bạn muốn đổi định dạng, nhấp vào “Print” và chọn mục CutePDF Writer.

Nhấn vào Print và chọn CutePDF Writer
Hình ảnh chỉ mang tính chất minh họa

Bước 3: Tiếp tục nhấp vào “Print”.

Chọn Print
Hình ảnh chỉ mang tính chất minh họa

Bước 4: Lựa chọn nơi bạn muốn lưu file và nhấn “Save” để hoàn tất quá trình chuyển đổi.

Chọn Save
Hình ảnh chỉ mang tính chất minh họa

Kết luận

Như vậy, để chuyển đổi một tệp từ Excel sang định dạng PDF là khá đơn giản và nhanh chóng. Hy vọng các phương pháp chuyển tệp Excel sang PDF mà chúng tôi chia sẻ trong bài viết đã giúp bạn trong quá trình làm việc và học tập. Chúc bạn thực hiện thành công.

Trang Tin Đời Sống

Rate this post