Check-in khi tổ chức sự kiện

Trong suốt quá trình tổ chức sự kiện, check-in là giai đoạn mở màn cho buổi tổ chức sự kiện. Việc quản lý công việc check-in thật chu đáo sẽ làm cho khách phải chờ đợi lâu và tạo cảnh lộn xộn không cần thiết tại khu vực tổ chức sự kiện. Vì vậy, công việc check-in tổ chức sự kiện luôn là công tác quan trọng, quyết định nhiều tới quá trình sự kiện diễn ra.

Dưới đây là một vài lưu ý giúp việc chuẩn bị công tác check-in hoàn chỉnh hơn.

1. Danh sách khách tham gia trong ngày tổ chức sự kiện

Người tổ chức sự kiện cần có bản danh sách khách mời tham gia trong ngày tổ chức sự kiện. Danh sách càng đầy đủ, chi tiết và cập nhật liên tục, người tổ chức sự kiện càng chủ động trong công việc kiểm soát khách mời, đặc biệt là trong trường hợp tổ chức sự kiện có tiệc. Khi có sự tham gia của khách mời từ nước ngoài, cần giám sát kỹ khả năng có mặt của khách để tránh sai sót và chu đáo đón tiếp.

2. Phân chia khu vực đón tiếp khách trong ngày tổ chức sự kiện

Người tổ chức sự kiện cần bố trí ít nhất hai bàn để song song tại khu vực đón tiếp khách, giảm sự tập trung đông tại cổng vào, không làm khó trong việc kiểm soát khách mời cũng như an ninh khi tổ chức sự kiện. Tùy vào tính chất và quy mô sự kiện, cũng có thể chia khu vực đón tiếp theo thể loại khách: khách VIP, khách trong nước – quốc tế, khách nội bộ – khách mời bên ngoài, khách cần sự hỗ trợ đặc biệt, khách mua vé online. Đối với những sự kiện quy mô lớn nhưng không có đủ diện tích khu vực check-in, người tổ chức sự kiện phải linh động bố trí nhân sự để quá trình check-in suôn sẻ. Đồng thời, nên cập nhật và theo sát ngành công nghệ thông tin để có được sự hỗ trợ của nhiều phần mềm và thiết bị hiện đại đem đến cho ngành tổ chức sự kiện sự thuận tiện, chính xác và chuyên nghiệp khi check-in khách mời.

3. Tránh để khách mời tập trung tại khu vực cổng vào

Khi tổ chức sự kiện lớn, ngoài trời hoặc có lượng người tham dự lớn, cần tăng cường lực lượng chỉ dẫn, phân luồng, giảm thiếu tối đa nguy cơ chen lấn, hỗn loạn ngay từ khi sự kiện chưa bắt đầu. Bộ phận chỉ dẫn mặc đồng phục công ty tổ chức sự kiện, có khả năng nhanh chóng xử lý các phát sinh bất ngờ như lượng khách đột ngột cao, sự cố xô đẩy, chen lấn dễ gây ra các tình huống đáng tiếc khi buổi tổ chức sự kiện còn chưa bắt đầu.

4. Training kỹ cho PG – PB

Ngành tổ chức sự kiện phát triển mạnh mẽ, dịch vụ cung cấp PG-PB-Lễ tân cũng phát triển không ngừng. Trong quá trình tổ chức sự kiện, sẽ có nhiều sự kiện cần có sự hỗ trợ của PG-PB-Lễ tân. Người tổ chức sự kiện chuyên nghiệp nên đào tạo kỹ cho nhân sự PG-PB-Lễ tân nhằm để các bạn này hỗ trợ tốt trong phần check-in, mang lại sự thoải mái cho khách tham gia sự kiện. Nên cho các bạn PG-PB-Lễ tân đến trước chương trình vài tiếng để làm quen với vị trí và yêu cầu công việc. Các nhân sự: PG-PB-Lễ tân chính là “bộ mặt” của ngày tổ chức sự kiện, nên được lựa chọn và đào tạo kỹ.

5. Trao đổi với khách về việc check-in ngày từ đầu

Trong ngày tổ chức sự kiện, phân chia công việc đón khách sao cho rõ ràng với khách hàng là vô cùng quan trọng. Có những khách hàng sẽ cung cấp danh sách và để cho đơn vị tổ chức sự kiện chịu trách nhiệm đón tiếp. Tuy nhiên, có một số khách hàng lại tự phân công nhân viên của họ làm lễ tân để đón khách. Trong trường hợp này, liên lạc thường xuyên để cập nhật danh sách khách mời là rất quan trọng, đặc biệt là khi có các vị đại biểu VIP phát biểu trong chương trình.

Rất khó có thể làm hài lòng tất cả mọi người tham gia sự kiện, nhưng người tổ chức sự kiện có thể cẩn thận từng chi tiết để ghép thành một bức tranh hoàn hảo hơn. Thủ tục check-in là khởi đầu hoàn hảo mà người tổ chức sự kiện cần chăm chút.

Rate this post