Điều chỉnh sai sót trên thông báo phát hành hóa đơn đã gửi

Posted by

Trong quá trình thông báo phát hành hóa đơn, doanh nghiệp có thể phát sinh một số sai sót và cần có sự điều chỉnh để không ảnh hưởng đến việc lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn sau này. Tuy nhiên không phải kế toán nào cũng có đầy đủ các kỹ năng cùng kinh nghiệm để xử lý đối với tình huống này. Do đó, bài viết này sẽ hướng dẫn các bạn cách thức xử lý đối với trường hợp phát sinh khi thông báo phát hành hóa đơn.

1. Điều chỉnh thông tin trên Thông báo phát hành hóa đơn

Sau khi đã thực hiện thông báo phát hành hóa đơn, doanh nghiệp có nhu cầu thay đổi về địa chỉ kinh doanh hoặc đổi tên thì doanh nghiệp phải tiến hành xử lý ngay.

– Nếu doanh nghiệp tiếp tục sử dụng hóa đơn thì phải đóng dấu địa chỉ mới hoặc tên mới lên hóa đơn và gửi thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành hành hóa đơn đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Bên cạnh đó, doanh nghiệp phải thực hiện thông báo phát hành mới theo quy định của pháp luật.

– Trong trường hợp doanh nghiệp không muốn sử dụng tiếp dải hóa đơn đã thông báo phát hành thì có thể làm thủ tục hủy hóa đơn.

2. Điều chỉnh sai sót trên thông báo phát hành hóa đơn đã gửi

Doanh nghiệp trước khi sử dụng hóa đơn phải gửi thông báo phát hành hóa đơn đến cơ quan thuế quản lý chậm nhất là 02 ngày. Trong khi tạo lập, doanh nghiệp có thể viết sai một số nội dung trên thông báo như ghi sai ngày; sai ký hiệu hóa đơn; thiếu thông tin về hợp đồng, đơn vị đặt in/cung cấp phần mềm,… Việc điều chỉnh sai sót được thực hiện như sau:

a. Trong trường hợp doanh nghiệp tự phát hiện sai sót

Trường hợp thông tin bị sai chưa được đăng tải công khai thì doanh nghiệp lập Công văn đề nghị hủy thông báo phát hành hóa đơn, trong đó giải trình rõ nguyên nhân; đồng thời lập lại thông báo mới và hóa đơn mẫu, các giấy tờ có liên quan cho đúng rồi gửi cơ quan thuế để thông báo phát hành hóa đơn mới.

Đối với thông tin bị sai đã được đăng công khai doanh nghiệp cũng phải tiến hành điều chỉnh thông tin sai sót, nộp phạt và thực hiện thủ tục hủy hóa đơn.

b. Nếu cơ quan thuế phát hiện sai sót

Thông tư 39/2014/TT-BTC có hướng dẫn việc điều chỉnh sai sót này như sau:

– Nếu doanh nghiệp chưa phát hành hóa đơn thì chuẩn bị hồ sơ điều chỉnh và nộp lại cho cơ quan thuế, đồng thời thời gian doanh nghiệp được phép sử dụng hóa đơn cũng phải lùi lại.

– Nếu doanh nghiệp đã phát hành hóa đơn khi chưa điều chỉnh lại theo thông báo của cơ quan thuế thì ngoài việc chuẩn bị hồ sơ điều chỉnh thì doanh nghiệp có thể bị phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng và phải làm thủ tục hủy hóa đơn đã phát hành trước đó.

Bên cạnh đó theo Công văn số 5435/TCT-CS ngày 5/11/2016 về xử phạt hành chính hoá đơn hướng dẫn: trường hợp khi gửi thông báo phát hành hóa đơn lần 2, doanh nghiệp ghi sai thông tin về mẫu số hóa đơn đã đăng ký tại thông báo phát hành lần đầu và cơ quan thuế chỉ phát hiện ra sai sót này khi doanh nghiệp nộp báo cáo hóa đơn thì cơ quan thuế sẽ báo để doanh nghiệp gửi lại thông báo phát hành mới và không bị xử phạt.

Nếu doanh nghiệp bị cưỡng chế hóa đơn thì cần xử lý như thế nào? 

Trường hợp DN góp vốn bằng tài sản có phải xuất hóa đơn không?

Việc thực hiện thông báo phát hành hóa đơn sai sẽ không bị xử phạt nhưng doanh nghiệp phải thực hiện điều chỉnh thông báo đúng theo yêu cầu của cơ quan thuế. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp không thực hiện điều chỉnh nhưng vẫn xuất hóa đơn cho khách hàng thì vẫn sẽ bị xử phạt. Ngoài ra, doanh nghiệp cần phải chú ý một số hành vi có thể bị xử phạt đối với các hình vi như không điều chỉnh hóa đơn sai so với thông báo phát hành hoặc hành vi không niêm yết thông báo phát hành hóa đơn