Cách in trong Word dễ dàng và nhanh chóng, tránh được các lỗi mà dân văn phòng thường gặp

In trong Word là nhu cầu cơ bản của nhân viên văn phòng, đặc biệt là khi làm việc với tài liệu. Việc hiểu rõ cách in trong Word sẽ giúp bạn hoàn thành công việc một cách nhanh chóng. Ngoài ra, việc thực hiện đúng cách in cũng giúp tránh các lỗi phát sinh như in sai khổ giấy hoặc cỡ giấy.

Chuẩn bị trước khi in trong Word

Thiết bị

Để thực hiện cách in trong Word, bạn cần có một máy in kết nối với máy tính. Bạn có thể kết nối máy in và máy tính thông qua kết nối USB hoặc mạng Wi-Fi, LAN tùy thuộc vào loại máy in và trang bị văn phòng của bạn.

Kết nối máy in với máy tính.

Đảm bảo máy in đang hoạt động tốt, đủ mực in và đã được kết nối thành công với máy tính (với driver đã được cài đặt và máy tính đã nhận dạng và kết nối).

File văn bản

Yếu tố cần thiết thứ hai là file Word. Trước khi in, hãy hoàn thiện nội dung và định dạng file sao cho phù hợp với công việc và chọn kích thước giấy phù hợp với máy in.

Các lưu ý trước khi in trong Word

Trước khi thực hiện cách in trong Word, hãy chú ý một số điều quan trọng sau:

  • Chọn kích thước chữ phù hợp với nội dung và yêu cầu của văn bản. In chữ quá to hoặc quá nhỏ đều không mang lại hiệu quả tốt.
  • Kiểm tra tình trạng máy in, máy tính và kích thước giấy phù hợp. Nếu cần in trên giấy đặc biệt (như bìa cứng), bạn cần dùng máy in chuyên dụng.
  • Định dạng tài liệu đúng theo yêu cầu.

Cách in trong Word

Bước 1: Mở file Word cần in. Chọn chức năng File > In hoặc sử dụng phím tắt Ctrl + P.

Mở chức năng in.

Bước 2: Điều chỉnh thiết lập in. Trong hộp thoại In hiện ra, bạn có thể thay đổi và bổ sung các thiết lập để in ấn theo nhu cầu. Một số thiết lập cơ bản gồm:

  • Chọn máy in và số lượng bản in: Chọn số bản in trong mục Số bản và chọn máy in từ danh sách Máy in. Lưu ý: Nên chọn đúng tên máy in để máy tính không nhầm kết nối với máy in khác.
  • Các thiết lập trang in: Trong mục Thiết lập, có các thiết lập như:
    • Chọn trang cần in: Mặc định sẽ in toàn bộ trang, tuy nhiên bạn có thể chỉ định in trang hiện tại, in trang chẵn, trang lẻ hoặc những trang cụ thể trong mục Trang.
    • Số mặt in: 2 mặt hoặc 1 mặt (đối với máy in hỗ trợ in 2 mặt).
    • Các thiết lập còn lại như sắp bộ, hướng giấy và kích thước giấy.

Chọn máy in và số lượng bản in.

  • Lề trang in: Chọn lề trang in sẵn có hoặc thiết lập lề theo yêu cầu.
  • Số trang trên mỗi mặt giấy: Bạn có thể chọn in từ 1 đến 16 trang trên mỗi mặt giấy.

Điều chỉnh lề, hướng giấy.

Xử lý lỗi khi in trong Word

Khi thực hiện cách in trong Word, có thể gặp phải một số lỗi. Dưới đây là một số trường hợp thường gặp và cách khắc phục:

Không nhận được bản in giấy

Đôi khi bạn không nhận được bản in giấy dù đã kết nối máy tính với máy in và thực hiện lệnh in. Lỗi này xảy ra khi bạn chọn sai máy in. Thay vì chọn máy in vật lý thì bạn chọn một máy in ảo để chuyển Word thành PDF. Để khắc phục, hãy chọn lại máy in vật lý.

Bản in không đúng định dạng văn bản

Nếu bạn đã định dạng trên file Word nhưng văn bản in ra vẫn không đúng như mong muốn, có thể do thiết lập trang in không đúng. Hãy kiểm tra lại các thiết lập như lề trang, kích thước giấy và hướng giấy. Trước khi nhấn nút in, hãy xem trước nội dung in trong khung Xem trước in.

Mất nội dung

Đôi khi bản in sẽ bị mất nội dung ở các lề giấy. Lỗi này có thể do lề giấy quá nhỏ, máy in không thể in ở những phần đó. Để khắc phục, hãy điều chỉnh lại lề giấy sao cho nằm trong phạm vi in của máy. Lưu ý đọc thông báo xuất hiện sau khi nhấn nút in để được hướng dẫn cụ thể.

Tiêu đề không lặp lại ở các trang in

Trong một số trường hợp, bạn cần in tài liệu với các tiêu đề được lặp lại ở từng trang in. Tùy thuộc vào nội dung tài liệu, bạn có thể thiết lập điều này ở trong bảng hoặc phần đầu trang của Word.

Tạm kết

Trên đây là cách in trong Word một cách đơn giản và nhanh chóng. Đây là một hướng dẫn áp dụng dễ dàng cho mọi người, đặc biệt là nhân viên văn phòng và những người thường xuyên soạn thảo và in ấn văn bản. Cách in trong Word có thể áp dụng trên các phiên bản Microsoft Word khác nhau với giao diện và chức năng in tương tự.

Xem thêm:

Trang Tin Đời Sống hiện đang cung cấp nhiều lựa chọn máy in chất lượng cao, với giá cả phù hợp cho mọi người. Hãy tham khảo các máy in được bán trên Trang Tin Đời Sống để tìm cho mình một chiếc máy in phù hợp.

Rate this post